摘要：“互联网 + 政务服务” 已成为政府提升行政效能、优化公共服务的重要举措。政务活动借助信息技术广泛开展，大量电子文件应运而生，并在信息流转与业务处理中扮演着关键角色。电子档案作为政务信息的重要载体，其归档工作对于确保政务信息的真实性、完整性、可靠性以及长期保存与有效利用具有不可替代的意义。

关键词：互联网 电子档案 优化策略

1 “互联网 + 政务服务”背景下电子档案归档的重要性

1.1 保障政务信息的完整性与连续性

政务服务涉及众多领域和环节，电子档案归档能够将各个阶段产生的电子文件有序整合，形成完整的信息链条。从行政许可的申请受理到审批决定，每一个步骤的电子文件都被纳入归档范畴，确保政务信息不缺失、不中断。这有助于在政策调整、项目评估或历史追溯时，提供全面准确的信息依据，保障政务工作的连贯性和决策的科学性。

1.2 提升政务服务的效率与质量

规范的电子档案归档有助于提高政务信息的检索和利用效率。当公众或其他部门需要查询特定政务信息时，通过高效的电子档案管理系统，可以快速定位并获取相关文件，减少信息查找的时间成本。同时，准确完整的电子档案能够为政务服务提供有力支持，避免因信息不准确或不完整而导致的服务失误或延误，从而提升政务服务的整体质量[1]。

1.3 促进政务信息的共享与协同

在“互联网 + 政务服务”环境中，电子档案的归档有利于打破部门间的信息壁垒。不同部门的电子档案通过统一的标准和平台归档管理后，可以实现更便捷的信息共享与协同办公。例如，在跨部门的项目审批中，各部门能够及时共享相关电子档案，避免重复提交材料和信息孤岛现象，提高政务协同效率，推动政府整体效能的提升。

1.4 符合政务信息公开与民主监督的要求

电子档案归档为政务信息公开提供了基础保障。依法依规将可公开的电子档案向社会公众开放，能够增强政府工作的透明度，满足公众的知情权。公众可以通过查阅电子档案了解政府决策过程、政策执行情况等，从而对政府工作进行有效监督，促进政务服务的规范化和民主化。

2 当前电子档案归档面临的挑战

2.1 电子文件格式复杂多样

2.1.1格式差异导致兼容性问题。

不同政务业务系统所采用的软件平台和技术架构各异，产生丰富多样的电子文件格式。有的系统生成的文件为特定的二进制格式，仅能在特定软件中打开和处理。而一些常见的办公软件格式如 DOC、XLS 等，虽然应用广泛，但不同版本之间也存在兼容性差异。这种格式的多样性使得电子档案在搜集、整理和长期保存过程中面临巨大挑战，需要不断调整和适配不同的格式要求。

2.1.2格式转换困难与信息损失风险。

将非标准格式的电子文件转换为统一的归档格式并非易事。许多专用格式的转换工具稀缺或功能不完善，在转换过程中容易出现信息丢失、格式错乱等问题。一些包含复杂图形或特殊字符的电子文件，在转换后可能出现图形变形、字符乱码等现象，严重影响电子档案的完整性和可用性[2]。

2.2 电子文件真实性鉴定难度大

2.2.1网络环境下的安全威胁。

在开放的网络环境中，电子文件极易受到黑客攻击、病毒感染和恶意篡改。黑客可能通过网络漏洞入侵系统，修改电子文件内容而不留明显痕迹。病毒则可能破坏文件结构或植入虚假信息。此外，内部人员的违规操作也可能导致电子文件的真实性受损。

2.2.2传统鉴定方法的局限性。

传统的档案鉴定方法主要针对纸质文件的物理特征、保管期限及其利用价值，对于电子文件真实性的鉴定难以有效适用。电子文件的真实性鉴定需要借助复杂的信息技术手段，如数字签名验证、元数据分析等，但目前这些技术在应用过程中还存在一些问题，如数字签名的证书管理不完善、元数据的完整性和准确性难以保证等，导致电子文件真实性鉴定的可靠性面临挑战。

2.3 归档流程不规范

2.3.1归档制度不完善。

部分政务部门缺乏完善的电子档案归档制度，对归档范围、时间、方式等关键要素规定不明确。一些部门仅对重要文件进行选择性归档，导致大量有价值的电子文件被遗漏。归档时间也较为随意，往往滞后于业务活动，增加了文件丢失或损坏的风险。归档方式缺乏统一标准，有的采用简单的复制粘贴，有的则未对文件进行分类整理，给后续的档案管理和利用带来极大不便。

2.3.2部门间协作不畅。

电子档案归档通常涉及多个部门的协同工作，由于业务部门可能侧重于业务办理，忽视电子文件的及时归档。档案管理部门则由于缺乏对业务流程的深入了解，难以有效监督和指导归档工作。部门间职责不清、信息传递不畅，容易导致电子文件在流转过程中出现丢失、重复归档或归档不及时等问题。

2.4 电子档案存储与管理技术要求高

2.4.1存储容量与性能需求。

传统的存储设备如硬盘、光盘等已难以满足大规模电子档案的存储需求，需要采用更先进的存储技术如网络存储、云存储等。同时，电子档案的存储不仅要求大容量，还需要具备高读写速度、高可靠性和数据冗余保护等性能，以确保电子档案的安全存储和快速访问。

2.4.2管理系统功能复杂。

电子档案管理系统需要具备强大的功能来应对电子档案的分类、检索、访问控制、数据备份与恢复等多方面需求。在分类方面，要能够根据不同的档案分类标准自动对电子文件进行准确分类。检索功能应支持多种检索方式，如关键词检索、全文检索、元数据检索等，以满足用户快速定位文件的需求。访问控制要能够精细地设置不同用户角色的访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。数据备份与恢复功能则要确保在系统故障、数据丢失等情况下能够及时恢复电子档案数据，保障档案的完整性和可用性。

2.5 专业人才短缺

电子档案归档工作需要既懂档案管理专业知识又熟悉信息技术的复合型人才。档案管理人员往往在传统档案管理领域经验丰富，但缺乏电子档案管理的专业素养，在档案分类、鉴定、保管期限确定等方面难以做出准确判断，严重制约了电子档案归档工作的有效开展。此外，政务部门在人才引进方面对电子档案管理复合型人才的重视程度不够，缺乏有吸引力的人才引进政策和良好的职业发展规划，导致难以吸引和留住优秀人才[3]。

3 电子档案归档路径优化策略

3.1 统一电子文件格式标准

3.1.1制定全面的格式规范指南。

组织专业力量深入研究政务业务中各类电子文件的特点和需求，制定涵盖广泛的电子文件格式规范指南。该指南不仅要明确规定常用电子文件类型如公文、报表、图像、音频等的标准格式，还应针对特殊业务领域的专用格式制定转换规范或兼容标准。对于电子证照类文件，确定统一的加密格式和验证标准。通过制定全面的格式规范指南，为政务部门在电子文件生成、流转和归档过程中提供明确的格式依据，减少格式混乱带来的管理难题。

3.1.2推广格式转换与验证工具。

研发和推广高效、准确的电子文件格式转换与验证工具是实现格式统一的关键。这些工具应具备以下功能：一是支持多种格式的批量转换，能够自动识别输入文件的格式，并根据预设的标准格式进行批量转换，提高转换效率；二是在转换过程中能够进行格式验证，确保转换后的文件符合标准格式要求，同时对文件的完整性和内容准确性进行检查，如验证文件中的数据是否完整、表格格式是否正确等；三是具备错误修复和提示功能，当转换过程中出现问题时，能够自动尝试修复或给出详细的错误提示信息，指导用户进行手动修复。此外，政务部门应在内部信息系统中集成这些格式转换与验证工具，实现电子文件在生成或接收时自动进行格式转换和验证，确保进入归档流程的电子文件格式统一、规范。

3.2 强化电子文件真实性保障机制

3.2.1加强数字签名证书的管理。

建立权威的数字证书颁发机构，对政务部门和相关人员的数字证书进行严格审核和颁发，确保证书的真实性和可靠性。同时，采用多因素认证方式与数字签名相结合，如结合指纹识别、动态口令等技术，增强数字签名的安全性。

3.2.2优化时间戳服务，确保时间戳的精确性和不可篡改。

时间戳服务机构应采用高精度的时间同步技术，如基于卫星授时或网络时间协议(NTP)的时间同步系统，为电子文件提供准确的时间标记。由于区块链的不可篡改和可追溯性，任何对电子文件的非法操作都将被记录在区块链上，并且无法被删除或修改，从而有效保障电子文件的真实性和完整性。同时，利用区块链的智能合约功能，实现电子档案管理的自动化流程，如自动触发归档条件、自动验证文件真实性等，提高电子档案管理的效率和可靠性。

3.3 规范电子档案归档流程

3.3.1建立健全归档制度与标准。

制定详细、完善的电子档案归档制度与标准，明确归档的各个环节和要求。在归档范围方面，采用列举法和排除法相结合的方式，详细规定哪些电子文件必须归档，哪些可以不归档，避免归档范围的模糊性。例如，明确规定所有与行政决策、行政审批、行政执法等核心政务活动相关的电子文件都应纳入归档范围，而一些临时性、无保存价值的工作草稿可以排除在归档范围之外。在归档时间上，根据电子文件的类型和业务性质，制定具体的归档时间节点，如对于日常业务产生的电子文件，可规定在业务办理完成后的 15个工作日内完成归档。对于涉及重大项目或突发事件的电子文件，应在事件结束或项目阶段性完成后的5个工作日内归档。在归档方式上，明确规定采用在线归档为主、离线归档为辅的方式，同时对在线归档的传输协议、数据加密方式以及离线归档的存储介质、存储环境等提出具体要求。此外，建立严格的归档审核制度，在归档前对电子文件的完整性、真实性、格式合规性等全面审核，审核通过后方可归档。

3.3.2优化部门间协作与沟通机制。

加强政务部门间在电子档案归档工作中的协作与沟通机制。一是建立跨部门的电子档案管理协调小组，由各部门的分管领导和业务骨干组成，负责统筹协调电子档案归档工作中的重大问题，如制定统一的归档计划、协调部门间的资源分配等。二是明确各部门在电子档案归档工作中的职责分工，业务部门负责电子文件的搜集、整理和初步审核，确保文件的完整性和准确性，并按照规定的时间和方式将电子文件移交给档案管理部门。档案管理部门负责对接收的电子文件进行最终审核、分类存储和保管，并提供档案利用服务。

3.4 提高电子档案存储与管理技术水平

3.4.1采用分布式存储技术。

将电子档案数据分散存储在多个存储节点上，通过数据冗余和容错机制，提高数据的安全性和可靠性。采用分布式文件系统(如 Ceph、GlusterFS 等)或分布式对象存储(如 MinIO、Swift 等)，实现电子档案的分布式存储和管理。

3.4.2引入云存储技术。

利用云计算服务提供商的大规模存储资源和弹性扩展能力，满足电子档案存储容量不断增长的需求。在采用云存储时，要充分考虑数据的安全性和隐私性，选择具有高安全等级认证的云服务提供商，并采用加密技术对电子档案数据进行加密存储。

3.4.3结合新兴的存储介质技术，如固态硬盘(SSD)、磁带库等。

发挥不同存储介质的优势，构建多层次的电子档案存储体系。例如，将近期频繁访问的电子档案存储在SSD中，以提高访问速度；将长期保存且访问频率较低的电子档案存储在磁带库中，以降低存储成本。

3.5 加强电子档案管理专业人才多元化培养

3.5.1在高校教育层面，加强档案学与计算机科学等相关学科的交叉融合。

在课程设置上，增加电子档案管理技术、信息安全技术、数据库原理与应用等课程，培养学生的跨学科知识和技能。同时，鼓励高校与政务部门合作，开展实践教学和实习基地建设，让学生在实际政务环境中了解电子档案管理的工作流程和技术需求，提高学生的实践能力。

3.5.2在职培训方面。

针对现有档案管理人员和信息技术人员开展分层分类培训。对于档案管理人员，重点培训信息技术基础知识、电子档案管理系统操作、电子文件格式转换等内容；对于信息技术人员，加强档案管理专业知识培训，如档案分类理论、档案鉴定方法、档案保管期限确定等。通过定期的在职培训，提升两类人员的综合素质和业务能力，促进他们之间的协同合作。

3.5.3鼓励行业协会和专业培训机构。

开展电子档案管理相关培训和认证工作，为电子档案管理人才提供更多的学习和提升机会，推动电子档案管理行业人才队伍的整体发展。

面对当前电子档案归档面临的诸多挑战，通过统一电子文件格式标准、强化真实性保障机制、规范归档流程、提高存储与管理技术水平以及加强专业人才培养等一系列策略的实施，可以有效提高电子档案归档的质量和效率，确保政务信息的完整性、真实性和长期可用性。这将为政务服务的创新发展提供坚实的信息基础，推动政府治理体系和治理能力的现代化进程。

参考文献

[1]王协舟，罗小宁.“互联网+”时代档案服务创新研究[J].档案学研究2016(6):4-48.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2017.

[3]黄如花，李白杨.面向智慧城市的档案信息资源共享模式研究[J].档案学研究，2015(4):60-66.